ترفندهای آفیس 365 برای افزایش کارایی و همکاری در کسب‌و‌کار چیست؟

روزبه‌روز اینترنت باعث سریع‌تر و کارآمدتر شدن کارها می‌شود. همان‌طور که می‌دانید مایکروسافت 365 نیز بر پایه ابر است؛ از این رو، استفاده از نکات و ترفندهای آفیس 365 باعث می‌شود که همکاری و ارتباط در میان همکاران و تیم‌ها، آسان‌تر و ذخیره‌سازی فایل‌ها امن‌تر و سریع‌تر از همیشه شود. اکنون شرکت‌ها تنها چیزی که برای لذت بردن از این امکانات نیاز دارند، خرید آفیس 365 و یک کامپیوتر است.

به نقل از وب‌سایت باما سافت: «آفیس 365، مجموعه‌ای مفید از ابزارهایی است که به شما کمک می‌کند تا هوشمندتر و سریع‌تر کار کنید. با این مجموعه ابزارهای مفید می‌توانید کسب‌و‌کار خود را مدیریت کنید و رشد دهید؛ با مشتریان خود در ارتباط باشید و داده‌های خود را ایمن نگه دارید. با خرید لایسنس آفیس 365 اورجینال، می‌توانید کارهای اداری خود را آسان‌تر انجام دهید.»

اگر اخیراً برای بیزینس خود لایسنس مایکروسافت 365 تهیه کرده‌اید، باید بدانید که این مجموعه قابلیت‌های بسیاری دارد که می‌توانید از آن‌ها برای رشد کسب و کار و افزایش بهره‌وری و کارایی سیستم استفاده کنید و ما در این مقاله به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

بهره‌وری و همکاری بیشتر با استفاده از ابزارهای اساسی آفیس 365

مایکروسافت 365 چیزی فراتر از ایمیل میزبانی شده است. در ادامه، مرور کوتاهی خواهیم داشت بر دیگر اپلیکیشن‌های مایکروسافت که معمولاً توسط کسب‌و‌کارهای کوچک برای همکاری، مورد استفاده قرار می‌گیرند:

• Office for the Web یا Office Web Apps: در آفیس 365، ابزارهای معروف و آشنا مانند Word، Excel، OneNote و PowerPoint در مرورگر شما، قابل دسترس هستند. اگرچه قابلیت‌های آن‌ها محدود است، اما می‌توانید اسناد را با این نسخه‌های آنلاین مجموعه مجموعه مایکروسافت آفیس از هر دستگاهی مشاهده، ایجاد و ویرایش کنید.
• OneDrive for Business: ذخیره‌سازی فایل‌های شخصی به کارمندان این اجازه را می‌دهد تا از هر جایی به فایل‌های خود، دسترسی داشته باشند. ازآنجایی‌که فایل‌ها آنلاین هستند، می‌توانید به‌راحتی آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید.
• Planner: پلنر یک سیستم بصری برای کمک به سازمان‌دهی کار تیمی است. شما می‌توانید برنامه‌ها را ایجاد و مدیریت کنید؛ وظایف را تعیین کنید و پیشرفت را بدون پیچیدگی ابزارهای مدیریت پروژه، پیگیری کنید.

در وب‌سایت مایکروسافت آمده است: «Typically, working online offers efficiency and project management capabilities to keep everyone organized and on task. Plus, cloud computing reduces lag time so everyone is up to date.»

«به طور معمول، کارکردن به‌صورت آنلاین، کارایی و قابلیت‌های مدیریت پروژه را برای سازمان‌دهی و انجام کارها ارائه می‌دهد. به‌علاوه، رایانش ابری زمان تأخیر را کاهش می‌دهد تا همه به‌روز باشند.»

منبع: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/5-types-of-collaboration-tools-that-improve-productivity

ترفندهای افزایش همکاری و اشتراک‌گذاری در آفیس 365

در اینجا چند نمونه از ترفندهای آفیس 365 برای افزایش کارایی و همکاری در کسب‌و‌کار آورده شده است:

• مدیریت خط‌مشی برنامه: به شما کمک می‌کند تا سیاست‌های مدیریت برنامه خود را مطابق با نیازهای سازمان خود، شخصی‌سازی کنید.
• انتظارات خود را به‌وضوح بیان کنید: به کارکنان بگویید که دقیقاً چه انتظاراتی از آن‌ها دارید.
• نوآوری را فعال و تقویت کنید: ابزارهای لازم برای نوآوری بهتر را در اختیار تیم‌های خود، قرار دهید.
• افزایش امنیت داده‌ها: برای افزایش امنیت داده‌های خود، آنها را در سرور فیزیکی Microsoft ذخیره کنید.
• مایکروسافت تیمز: برای برقراری ارتباط و همکاری در میان کارمندان از مایکروسافت تیمز، استفاده کنید.
• PowerPoint Designer: از ویژگی‌هایی مانند پاورپوینت دیزاینر برای کمک به بهترشدن ارائه‌ها، استفاده کنید.

سایر ترفندهای آفیس 365 برای افزایش کارایی و همکاری در کسب‌و‌کار، عبارت‌اند از:

• استفاده از میان‌برهای آفیس
• غیرفعال‌کردن افزونه‌های غیرضروری
• به‌حداقل‌رساندن ورود به سیستم
• کاهش فهرست پرونده‌ها
• به تأخیرانداختن به‌روزرسانی‌های نه‌چندان مهم

بهره‌گیری از ابزارهای پیشرفته Office 365

در اینجا به معرفی و کارایی ابزارهای پیشرفته آفیس 365، می‌پردازیم:

• SharePoint Online: اساساً این برنامه برای ذخیره فایل و همکاری بین تیم‌ها است و با OneDrive for Business فرق دارد. این برنامه، امکان کنترل مجوزها و دسترسی به پوشه را برای شما فراهم می‌کند. همچنین یک راه عالی برای انتشار و پخش اخبار در سراسر شرکت است.
• Microsoft Teams: Microsoft 365 یک فضای کاری مبتنی بر چت به نام Microsoft Teams را به کاربرانش ارائه می‌دهد. این برنامه به کارمندان اجازه می‌دهد تا با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و با یکدیگر، همکاری کنند. مایکروسافت تیمز به کاربران این اجازه را نیز می‌دهد که به‌صورت مستقیم به برنامه‌های شخص ثالث درون کلاینت، دسترسی داشته باشند.
• Power BI: مجموعه‌ای از هوش تجاری و ابزارهای تحلیلی مایکروسافت است که برای تجزیه‌و‌تحلیل و تجسم داده‌های کسب‌وکار که از فایل‌های اکسل، پایگاه‌های داده و منابع شخص ثالث مانند Salesforce، QuickBooks Online و Marketo تأمین می‌شوند، استفاده می‌شود.
• Publisher: پابلیشر اپلیکیشنی است که ابزارهای لازم برای انتشار خبرنامه‌ها، بروشورها و کتابچه‌های حرفه‌ای را در اختیار کاربران، قرار می‌دهد. وظیفه آن، انتقال اطلاعات به مخاطبان گسترده‌تر با مطالب جذاب، رسمی و دائمی‌تر است.
• Skype for Business: اسکایپ برای بیزینس، راه‌حلی برای تماس‌های صوتی و تصویری و پیام‌های فوری است. وظیفه آن، برقراری ارتباط با همکاران و شرکای تجاری، مشتریان و مشتریان بالقوه از طریق تماس‌ها، جلسات و اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش است. این برنامه برای استندآپ‌ها و دموها مفید است؛ زیرا زمان‌بندی و راه‌اندازی جلسات آن بسیار آسان و در یک ثانیه انجام می‌پذیرد.

در کنار این ابزارهای بسیار کارآمد، ابزارهای دیگری نیز وجود دارند که شرکت‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند؛ مانند: یامر، Microsoft Calendar، Microsoft People، مایکروسافت استریم و غیره.

امنیت و مدیریت داده‌ها

شما می‌توانید با خرید لایسنس اورجینال آفیس 365، داده‌های خود را روی سرورهای امن فیزیکی مایکروسافت ذخیره کنید؛ سرورهایی که با مدیریت مداوم تهدید و نظارت امنیتی نیز محافظت می‌شوند. در اینجا چند ابزار مدیریتی و تنظیمات برای مدیریت امنیت و دسترسی در Office 365 آورده شده است:

• Azure Conditional Access: از مکان، آدرس IP و برنامه شما محافظت می‌کند.
• Exchange Online Protection: بدافزارها، هرزنامه‌ها و ویروس‌ها را با گزارش بلادرنگ پیدا می‌کند.
• Azure Identity Protection: دسترسی و رفتار کاربر را ارزیابی می‌کند.
• Identity management: نحوه و زمان دسترسی کاربران به منابع مختلف مبتنی بر ابر را مدیریت می‌کند.
• Security reports: دسترسی کاربر را ردیابی می‌کند و شفافیت کامل را فراهم می‌کند.
• ایجاد گروه‌های امنیتی: محدودیت‌هایی برای افرادی که می‌توانند یا نمی‌توانند تیم‌های جدید ایجاد کنند، اعمال کنید.

ازآنجایی‌که تمام داده‌های شما در فضای ابری قرار دارد، Microsoft مسئولیت کامل پشتیبانی، نگهداری و پشتیبان‌گیری را بر عهده می‌گیرد. علاوه بر این، داده‌های شما تحت قفل و کلید مایکروسافت، ایمن و بی‌خطر باقی می‌مانند؛ بااین‌حال همچنان می‌توانید در هر زمان و هر جایی با استفاده از اتصال اینترنتی به آن دسترسی داشته باشید.

ترکیب ابزارها برای بهره‌وری بیشتر

Microsoft 365 Copilot یک ابزار مجهز به هوش مصنوعی است و با برنامه‌های محبوب مایکروسافت مانند ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت لوک و تیمز ترکیب و یکپارچه می‌شود و این باعث می‌شود که بهر‌ه‌وری و خلاقیت در محیط کار، افزایش پیدا کند. ویژگی جدید Business Chat نیز کار با داده‌ها و برنامه‌ها را در مایکروسافت تیمز، ساده می‌کند.

نتیجه‌گیری

یکی از بزرگ‌ترین مزایای مایکروسافت آفیس 365 برای کسب‌و‌کارها، ماهیت ابری آن است. این به این معنی است که برنامه‌ها و فضای ذخیره‌سازی که استفاده می‌کنید توسط مایکروسافت میزبانی می‌شوند؛ بنابراین در هزینه‌های شرکت و هزینه‌های آی‌تی، صرفه‌جویی می‌شود. در عین حال از پلتفرم و مزایای امنیتی شرکت Microsoft استفاده می‌کنید.

به طور خلاصه، با ابزارهای همکاری مایکروسافت آفیس 365 می‌توانید در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید؛ از هر جایی کار کنید؛ از هر جایی به اسناد، دسترسی داشته باشید؛ از ویژگی‌های امنیتی پیشرفته استفاده کنید؛ همچنین بهره‌وری و سودآوری را نیز افزایش دهید.